Å føre regnskap er en ganske møysommelig oppgave. Mapper med fakturaer for noen typer kontrakter må oppbevares i organisasjonen i opptil ti år, så de må arkiveres slik at det nødvendige dokumentet når som helst kan bli funnet.
Bruksanvisning
Trinn 1
Opprettholde en fakturajournal. Skriv inn alle numrene på dokumentene du vil arkivere. Det er best å gjøre dette elektronisk, i et spesialprogram eller i et vanlig Excel-regneark. Skriv inn dokumentnummeret (vanligvis blandet - numerisk og numerisk) og datoen. Fra tid til annen kan du overføre data til disker slik at arkivet forblir intakt og trygt i tilfelle datamaskinsvikt.
Steg 2
Opprett flere fakturahovedbøker hvis det er mer enn en juridisk enhet i selskapet. Når du utarbeider et dokument, må du umiddelbart gi det passende nummeret. Bruk konvensjoner. Merk for eksempel fakturaene som er utstedt for JSC "Zolotaya Antelope" som 123-ZA, og for JSC "Padishah" som 123-P. Sørg for å oppgi nummeret på kontrakten eller avtalen som fakturaen ble utarbeidet for.
Trinn 3
Ta fakturaen som skal arkiveres. Stans to hull med hull. Lim inn dokumentet i en mappe. Bruk tunge bindemidler for å unngå å rynke på verdipapirene dine. Ikke stapp dem for tett.
Trinn 4
Den andre lagringsmetoden er i filmapper. Ta det gjennomsiktige dekselet og sett inn fakturaen i det. Plasser filen i et perm og fest med spesielle holdere.
Trinn 5
Merk hver mappe. Legg merke til hvilke juridiske enhetsfakturaer som er lagret der. Skriv ned perioden dokumentene ble samlet for.
Trinn 6
Send fakturaer eldre enn tre år til lageret. Brett mapper i pappesker som lett puster. Angi antall vegger inne på veggene og hvilken juridisk enhet de tilhører. I programmet der du registrerer dokumenter, merker du hvilken av dem som ble sendt til lageret. Om nødvendig vil det alltid være mulig å hente arkivet og finne de nødvendige papirene.
