Erfarne sekretærer vet at forretningskorrespondanse består av to tredjedeler av henvendelser og svar på dem. Hovedformålet med et skriftlig spørsmål er å innhente all informasjon fra adressaten. Forfatteren av brevet forventer å få så fullstendig som mulig svar, som vil bli gitt ham innen den tidsperioden som er foreskrevet av loven eller angitt i forespørselen. Det er ingen strenge regler for behandling av skriftlige spørsmål. Imidlertid er det flere generelle krav til virksomhetskorrespondanse som bør følges når du forbereder dem.
Nødvendig
- - selskapets skjema;
- - A4-papir;
- - penn;
- - datamaskin;
- - Skriver.
Bruksanvisning
Trinn 1
Skriv ut et spørsmålsbrev på organisasjonens brevpapir hvis du søker på vegne av et team og av en offisiell grunn til en annen organisasjon eller til en person. En borger som sender en forespørsel til en hvilken som helst institusjon, må skrive den leselig eller skrive den ut på et A4-ark.
Steg 2
Angi informasjon om adressaten øverst til høyre på brevet: fullstendig navn på stillingen, etternavn og initialer, organisasjonens postadresse (om nødvendig). Informasjon om det sendende selskapet er på venstre side av skjemaet. I en spesiell linje må ekspeditøren legge ned nummeret og datoen på det utgående dokumentet. Hvis du søker på dine egne vegne, oppgi dine egne data nedenfor: etternavn, fornavn, patronym (uten forkortelse), hjemmeadresse, kontakt telefonnummer. For eksempel: "Til direktøren for LLC" Tidlig morgen "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, bosatt på adressen: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, telefon 00-00-00 ".
Trinn 3
Skriv en overskrift til e-posten din. Den skal kort gjenspeile essensen av den skriftlige anken, for eksempel: "Om minimumsstørrelse på tusenfrydfrø og engrosprisen for dem." Plasser denne rekvisitter til venstre på brevpapir. Når du snakker på vegne av en person, kan du bare angi formatet på brevet ved å skrive uttrykket “spørsmål om brev”, “skriftlig forespørsel” eller “brev av forespørsel” midt på linjen.
Trinn 4
Gå til uttalelsen til selve forespørselen. Dette vil være hoveddelen av brevet ditt. I de første 1-2 setningene forklarer du årsaken og formålet du vil motta denne eller den informasjonen. For eksempel: "I mai planlegger medlemmer av hagepartnerskapet" Sad "å foreta et stort kjøp av tusenfrydfrø. Etter å ha undersøkt firmaets annonseringsbrosjyre, bestemte vi oss for å bruke tjenestene som tilbys. I denne forbindelse, vennligst send følgende informasjon til adressen nedenfor."
Trinn 5
Formuler hvert spørsmål. Prøv å være presis og konsis. Ikke gjør setninger for lange, inkludert 2-3 spørsmål om gangen. Sørg for å sette et spørsmålstegn på slutten - dette vil visuelt fremheve hovedtemaet. Hvis det er flere spørsmål, fyll dem ut med en nummerert liste. For eksempel: “1. Hva er den minste størrelsen på frøpartiet? 2. Hvor mye koster 1 pose frø engros og detaljhandel? 3. Hvor lang tid tar det før den kjøpte batchen leveres? 4. Hvilke dokumenter må sendes inn for å inngå en forsyningsavtale mellom firmaet ditt og et hagearbeidspartnerskap?"
Trinn 6
Avslutt brevet med en takk. Du kan også taktfullt indikere ønsket tidsramme for mottak av svar, for eksempel: “Takk på forhånd for svaret. Vi håper å motta prislisten innen en uke. På den siste linjen, signer (på vegne av organisasjonen, hodet er signert) og datoen.
