Når en organisasjon akkumulerer dokumentasjon som krever kortsiktig eller langvarig lagring, er det nødvendig å organisere den og stifte mapper med mykt eller hardt omslag. Hver spesifikke sak kan ha sine egne krav til utformingen av arkivet og arbeidssekvensen, siden det ikke er strenge lovgivningsmessige standarder på dette området. Imidlertid definerer de de grunnleggende prinsippene som erfarne ekspeditører vanligvis holder seg til.
Nødvendig
- - svart blyant
- - geistlig syl (eller UPD-enhet);
- - klemme;
- - sømnål;
- ledning eller nylontråd;
- - saks;
- - et ark hvitt papir;
- - skrivesaker lim;
- - dekke.
Bruksanvisning
Trinn 1
Etter å ha undersøkt verdien av dokumentasjonen, nummerer du den ved å plassere et serienummer (i kronologisk rekkefølge) øverst til høyre på hvert ark med en svart blyant. Start med den første reverseringen; tittellisten over dokumentene og den siste siden trenger ikke å bli nummerert. Forsikre deg om at tallene ikke kommer inn i teksten.
Steg 2
Lag to par hull med en spesiell kontorist i midten av venstre marg i hvert dokument. For å forhindre at bunken faller fra hverandre, fest den i en klemme. Som regel legger kontoristene hull i en loddrett linje, slik at det blir minst 3 cm mellom hvert hull. Hvis arket har en smal kant, kan du lime en hvit stripe til kanten.
Trinn 3
Bruk en spesiell maskin for å blinke dokumentasjon (UPD). Dette vil redusere arbeidet ditt betydelig, siden med denne enheten kan du gjennombore en bunke med dokumenter 10 cm tykke om gangen. Les nøye gjennom instruksjonene og arbeid nøye - boret blir veldig varmt.
Trinn 4
Begynn å sy mappen med en spesiell bankgarn eller sterk nylontråd og en syål. Flash arkivet to ganger for en sikker forpliktelse. Trekk ledningens løse "haler" (ca. 5-6 cm) gjennom det midterste hullet på sømmen på "boka" og lag en sterk knute.
Trinn 5
Skjær en sirkel (ca. 4 cm i diameter) ut av tykt hvitt papir og lim knuten med den. Bruk vanlig papirlim. Ta tak i klistremerket med et forsegling, fest sertifiseringssignaturen og datoen under den. Hvis mappen allerede er snørt uten en bekreftelsesside, er det tillatt å lime den inn på omslaget.
Trinn 6
Sett den snørte mappen inn i et spesielt omslag, eller bind dokumenter med en maskin. For et langsiktig arkiv anbefales det å velge et hardt omslag, i andre tilfeller er også papp "klær" eller fra tykt bestrøket papir egnet. I alle fall bør det være et forretningstrykkprodukt, designet i samsvar med bedriftsstilen.
