Noen aktivitetsområder krever systematisering av varer, produkter og dokumenter. Kortfilen kan ikke bare brukes i produksjonen. For eksempel vil det være nyttig for en person som samler på frimerker eller mynter, eller en blomsterhandler. Generelt, uansett hvor du trenger å raskt finne den rette blant et stort utvalg av noen objekter.
Bruksanvisning
Trinn 1
Informasjonen i filen må være lett tilgjengelig, uavhengig av størrelsen på datalagringen. Del derfor hele volumet i blokker, for eksempel alfabetisk eller etter dato. Dette vil hjelpe deg med å finne informasjonen du trenger (kort) på kort tid.
Steg 2
Alle oppføringene i filen må være ryddige. For eksempel, hvis navnene er skrevet for hånd, bør de være forståelige, uten flekker, fordi dette vil gjøre det vanskelig å finne informasjonen du trenger.
Trinn 3
Filen må lagres på et bestemt sted, for eksempel i et stativ. Boksene må samsvare med størrelsen på kortene. Sørg for å gjøre en oversikt over innholdet, slik at du ikke trenger å bla gjennom unødvendige data hele tiden. Når dataene fylles på, legger du inn informasjonen i beholdningen.
Trinn 4
Søketegn i elementene i kortindeksen (kort, filer osv.) Må være strengt systematisert. For eksempel, hvis dette er en kortindeks for blomster, må søketegnene ("nøkler") i alle elementene vises på samme måte. For å gjøre dette, opprett et "skjelett" av søkeelementet.
Trinn 5
La oss si at du vil tegne en kortindeks over blomstene dine. De har alle forskjellige egenskaper, men de består av en rekke identiske elementer: blomsterstand, stengel, blad, rot osv. Følgelig må alle disse elementene være inneholdt i "skjelettet". Navnet er for eksempel "Solsikke", formen på blomsterstanden er "rund", fargen er "gul" osv.
Trinn 6
Enhver innsamling av data bør ledsages av en "søkekriterieliste". I et arkiv som består av vanlige kort, kan det være et tekstdokument; for et virtuelt arkivskjema - en rullegardinliste hvor brukeren velger tegnet han trenger. Hvis du har et elektronisk arkivskap, må du sørge for at du tar en flyttbar disk fordi harddisken kan brenne ut når som helst.
